Бухгалтерские фирмы: остаемся в офисе или переезжаем на дистанционку?

Вынужденная самоизоляция выявила не только множество офисных проблем бухгалтерских фирм, но и альтернативную возможность полностью перестроить работу. Решение по организации онлайн-офиса бухгалтерских фирм предоставляет Мультибухгалтер.

Первый «условно свободный» месяц от изоляции подходит к своему завершению. Те из нас, кто вернулся в офис, скажите, вы не скучаете по дистанционке, по работе из дома? Посещают ли вас мысли: а, собственно, нужен ли вообще бухфирме офис в привычном всем нам понимании, с атмосферой сопричастности к общему делу и в общих стенах? 

Что хорошего в офисе

Офис — это техническая основа работы, при которой наши бухгалтерские «орудия труда» локализованы в конкретном месте.

Офис — это способ идентификации бухгалтерской фирмы как единого коллектива, контроля и передачи опыта привычным способом, на расстоянии «вытянутой руки» или соседнего кабинета. Кажется, что если не будет единого офиса, то все расползется, станет аморфным, неуправляемым.

Офис — это место приема клиентов, общения с ними, хранения и обработки «первички».

Что плохого в офисе

Офис — это затраты, затраты и еще раз затраты. 

Офис — это территориальное ограничение в поиске сотрудников, а также территориальное ограничение по работе с клиентами, если мы их зацикливаем на визиты к нам в офис.

Офис, с этой точки зрения, как оковы, как скорлупа, в которой мы сидим. Мы своего рода заложники того помещения, которое выбрали. 

Офис — это потеря времени сотрудников на пробки и на дорогу. 

И вот, еще что. После всемирного эксперимента по самоизоляции все вдруг принудительно «познали» опыт дистанционной работы. Это как запретный плод, который все попробовали…

Альтернатива в виде дистанционки

Уйти на дистанционку можно «по жесткому», т.е. вовсе отказаться от офиса или использовать гибридный вариант, при котором оставить только маленький представительский офис для встречи с клиентами и приема от них бумажных документов.

И в первом, и во втором случае будут технические вопросы, например, переместить всю IT-структуру в облако или оставить себе сервер, обеспечить сотрудников необходимым оборудованием, теми же принтерами, если работаем с бумажной первичкой. 

Но сами технические проблемы решаемы, сложнее с перестройкой управленческой структуры и контроля при ломке стандартных способов взаимодействия. 

Вот, какие управленческие блоки можно реализовать, используя онлайн-офис Мультибухгалтер:

Ведение клиентской базы 

Карточки организаций и клиентов, документы, счета — в одном месте и всегда под рукой. 

На добавление клиента уходит не более 5 минут. Вы заносите основную информацию, остальное подтягивается по ИНН, и организация «уходит» к закрепленным бухгалтерам — их графики дополняются автоматически событиями по организации. Договора и доверенности формируются нажатием одной кнопки, а счета будут уходить сами каждый месяц вместе с платежным поручением. 

Вы можете закреплять организации за сотрудниками, проверять и, если нужно, перераспределять их нагрузку. Отслеживать объем работ по организациям и клиентам, доходность и задолженность клиентов. 

Контроль сдачи отчетности

Как только ввели данные по переданным вам на обслуживание организациям, сразу, автоматически по ним сформирован график сдачи отчетности, налоговых платежей, выплаты заработной платы и аванса. 

Двухступенчатый контроль сдачи отчетности: первая отметка о выполнении — бухгалтера, вторая –при мониторинге фактической отправки отчетности.

Сверка сдачи отчетности через мониторинг займет, буквально, не более 1 минуты вне зависимости от величины клиентской базы, если вы осуществляете централизованную отправку, как уполномоченный представитель.

 Внутренняя среда общения 

Чтобы быть услышанным и не забыть, что, когда и по кому сделать есть обмен задачами. К задачам можно прикреплять файлы, перенаправлять их и отвечать, создавая полноценный чат для онлайн-общения.

Задачи легко фильтровать и не нужно искать их, например, в общем чате, т.е. вся история ваших задач легко доступна за все время работы.

Есть общая «доска объявлений» по бухгалтерской фирме в целом, где удобно размещать общую полезную информацию.

Для каждого бухгалтера предусмотрено свое личное, видимое только ему, пространство напоминаний. При этом личные напоминания можно отмечать разными цветами и назначать дату их показа. 

Выставление счетов и расчет тарифов

Чтобы повысить собираемость, уменьшить дебиторку, вы можете настроить автоматическую рассылку счетов по нужной вам дате. Это огромная работа, которую теперь автоматизирована и не нужно тратить на нее время. 

Вы можете задать базовые тарифы в зависимости от систем налогообложения, настроить тарифы исходя из параметров организации, количества сотрудников и документооборота, а также выбрать индивидуальные повышающие или понижающие коэффициенты.

При этом можно настроить автоматическую сверку текущей стоимости бухгалтерских услуг с расчетным тарифом, исходя, например, из размера выручки или документооборота. 

Т.е. вы сможете отслеживать, где перерабатываете, не добираете и уже нужно повышать цену, а где, наоборот, есть потенциал к снижению стоимости бухуслуг.

Общение с клиентом

Для клиентов есть свои личные кабинеты, а также мобильное приложение на iOS и Android для общения с бухгалтерами и обмена документами. Т.е. это дистанционный доступ к онлайн-офису бухфирмы, где бы не находились ваши бухгалтеры или клиенты.

А для общих, например, новостных сообщений можно пользоваться рассылкой по клиентам. 

В качестве решения для работы используйте  «Мультибухгалтер». Это полноценный онлайн-офис бухгалтерской фирмы: связь с клиентами через ЛК, внутренняя среда с обменом задачами, с графиками и календарями по клиентам, настройка структуры фирмы, договора, управление тарифами, рассылки, счета и многое другое, что позволяет объединить работу фирмы на удаленке и не потерять ее целостность.

Андрей Жильцов, руководитель сервиса «Мультибухгалтер»